V zenu

Jak udělat turnaj?

Už s tím nějaké zkušenosti mám. Pokusím se popsat, jaký způsobem turnaje děláme u nás. Třeba to k něčemu bude.

Proč pořádat turnaj?
Na to si musí každý odpovědět sám. Důvody mohou být různé: chci hrát doma, chci vydělat, chci dotace od města vázané na akce, chci se ukázat, baví mě to. Nic z toho není samo o sobě špatně. Čili víme, že chceme dělat turnaj a víme proč.

Pro koho?
Další důležitou otázkou je, komu je turnaj určen. Jaké týmy na něm chceme. Jaký chceme level (začínající, pokročilí, repre, rekre). Předpokládám, že už v bodě jedna víme, pro krou věkovou kategorii je turnaj určen.

Cíl je spokojenost
Cílem turnaje musí být všeobecná spokojenost. Je třeba uspokojit očekávání týmů a hráčů, ale i nás pořadatelů. Všichni by měli turnaj končit s tím, že příště se zase zúčastní. Tomu je třeba podřídit všechno.

Hřiště
Základem turnaje je hřiště, přesněji řečeno hrací plocha. Není až tak důležité, jestli hrajeme v luxusním areálu nebo na louce. Hřiště musí být útulné, uklizené a dobře připravené. Návštěvníci nesmí pochybovat o tom, že jsme pro ně v daných podmínkách udělali maximum. Snaha organizátorů by vždy měla vést ke zlepšování. Do každého dalšího ročníku, turnaje či akce musíme promítnout získané zkušenosti. Pozorujte lidi na svém turnaji a přijdete na to, co je pro ně důležité a co není. Ptejte se sami sebe, když jste na turnajích jinde: Udělal bych to takhle? Líbí se mi tady a proč? Co mi vadí? Nebojte se kopírovat dobré nápady, nestyďte se jiné organizátory pochválit, zeptat se nebo mít připomínky.

Systém turnaje
Vše závisí na počtu hřišť, věkové kategorii, levelu a druhu sportu, který budete dělat. Systémů a variant je spousta. My organizátoři musíme do systému zakomponovat všechny známé hodnoty (hřiště, level, věk,…) tak, aby za rovnítkem v rovnici byly spokojené týmy. Nedám zde konkrétní návod, jak na to, ale pár rad bych měl.
1. V závislosti na podmínkách (počet hřišť, účel turnaje, level, věk…) stanovte maximální počet týmů tak, aby jste garantovali správný minimální počet utkání.
2. Nedělejte týmům příliš dlouhé pauzy – představte si sami sebe, jaká pauza by pro vás už byla příliš
3. Nedávejte týmům více než 2 zápasy po sobě. Dopřejte hráčům relax.
4. Při zápasech, které hraje tým hned za sebou, se pokuste udělat rozpis tak, aby nemuseli měnit dugout nebo stěhovat se na jiné hřiště. Pokud je takové stěhování nezbytné, udělejte to se svým týmem.
5. Nedělejte rozpis pro sebe/pro svůj tým. Snažte se vcítit do týmů, které za vámi jedou z dálky. Zjistěte si, jak dlouho jim trvá cesta. Vy jste tady doma a nejhorší rozpis by měl být ten váš.
6. Udělejte takový rozpis, aby stále bylo o co hrát. Zamyslete se nad rozdělením týmů do skupin. Dobře promyslete systém turnaje z pohledu nejlepších i nejslabších týmů.

Trofeje
Na trofejích nešetřete. Každý tým si rád přidá do sbírky další (váš) pohár. Zvažte, kolik týmů ocenit. Zde je třeba se vrátit na začátek a uvažovat o levelu a především o věku hráčů. Zde platí rovnice – čím mladší hráči, tím více pohárů. Předem si řekněte, jestli budete vyhlašovat i nějaké individuální kategorie a jak je budete hodnotit. Je to těžké, ale dá se to.

Rozdělení práce
Včas oslovte lidi, kteří budou organizovat turnaj s vámi. Předem si rozdělte úkoly a nastavte kompetence. Ředitel turnaje by měl především připravovat turnaj před tím, než začne. V průběhu turnaje musím být vždy na place a vždy k ruce pro neočekávané události. Během turnaje by takový člověk měl své kolegy podporovat, kontrolovat, motivovat a pomáhat jim řešit aktuální problémy. Měl by komunikovat s vedoucími ostatních týmů, případně delegátem/supervizorem turnaje. Měl by být připraven k rozhovorům se zástupci města, sponzory a jinými důležitými osobami.

Propozice
Včas pošlete všem účastníkům propozice. Dejte do nich vše důležité. Šetřete omáčkou. Propozice také vyvěste na místě, kde budou výsledky zápasů. Ne každý vedoucí týmu sdílí vámi poslané informace se svými hráči.

Občerstvení
Neodflinkněte to. Představte si sami sebe na turnaji. Co by jste si chtěli dát k jídlu a pití? Držte se svých reálných možností, ale mějte na výběr. Vaši zákazníci budou dospělí, děti, někdy zvířata, řidiči, fanoušci. Snažte se být ve vašich podmínkách co nejlépe připraveni. Zvažte délku turnaje a podle ní vymyslete i sortiment. Na druhou stranu si ale nedělejte zbytečnou pakárnu. Zkuste správně odhadnout zásoby. Když vám před posledním zápasem dojde pivo v sudu, nepanikařte. Ještě pořád máte pro zákazníky kofolu s rumem J
Zvažte tedy sortiment i ceny. Mějte jasno, jestli je vaše občerstvení víc služba účastníkům nebo byznys.

Propagace
Dejte o svém turnaji vědět včas a prostřednictvím těch správných médií. Po skončení turnaje publikujte výsledky, reportáž, fotky a videa. Sdílejte. Vše se vám zúročí při dalším ročníku.

Seznam
Udělejte si seznam, co vše je třeba zařídit a koupit. Napište na něj vše i ty nejmenší drobnosti. Napište na něj i kdo za konkrétní věc nebo úkol zodpovídá.

Kontrolujte
Ptejte se svých kolegů, jak to se svěřeným úkolem vypadá. Pro dotazy volte správné načasování. Pokud není úkol splněn, zjistěte proč a domluvte se na dalším postupu. Držte se faktů a jednejte prakticky. Zde není prostor pro emoce. Cílem je problém vyřešit.

Feedback
Sledujte účastníky. Ptejte se. Zjistěte, co se líbilo a co ne. Vedoucí týmů můžete požádat o zpětnou vazbu.

Pochvala
Pochvalte a poděkujte svým kolegům a všem, kteří se podíleli na organizaci. Ideální moment pro poděkování je slavnostní zakončení turnaje. Bez vašich kolegů by jste to nezvládli. Odměňte je tedy alespoň pochvalou. Nečekejte, že vám bude někdo děkovat nebo vás chválit. Pokud turnaj zvládnete dobře, na účastnících to poznáte. To je poděkování pro vás. Každá další pozitivní reakce jsou vaše prémie, vás bonus. Nebuďte smutní. Jestli se vám to povedlo, poznáte.

Závěr
Začněte s přípravou turnaje včas.
Klidně rok předem  – termín
měsíce předem – propagace
měsíc předem – rozdělení práce, nákup materiálu a vybavení (míče, …)
dva týdny – rozpis, objednávka trofejí
týden předem – plán občerstvení, plán sekání
dny předem – nákup
den D – buďte na místě první, koordinujte, dohlížejte, pokud máte chvilku tak i pomáhejte. Z turnaje odejděte poslední, až bude vše uklizeno. Ujistěte se, že jsou na webu výsledky.
v týdnu po turnaji publikujte článek, fotky, videa. Sdílejte. Pokud možno, trochu odpočívejte.

Pořádání turnaje je spousta práce a docela makačka. Když ale všechno uděláte správně, přijde vaše chvilky, kdy si v duchu, ale pořádně nahlas řeknete: „JO!“

Hodně pěkných turnajů vám i sobě přeje

wayne